数据就像石油，需要提纯加工方能显价值。非结构化数据是数据石油的重要来源，企业需要遵循分级分类的管理思想，通过平台化、智能化和安全化的管理方法，才能构建出完整的非结构化数据管理体系，围绕业务价值，推动非结构化数据向资产转化，助力企业腾飞。

如果说「结构化数据」代表着企业管理的精度和可控，那么「非结构化数据」则蕴含着企业发展的高度和潜力。在构建以数据资产化、数据服务化、数据知识化驱动业务转型的道路上，「海量非结构化数据治理」已经成为组织获得核心竞争力的关键之所在。

转型前依赖传统的人工分散起草修改、审核审批、培训、发布生效、发放、使用、回收文件记录等方式，过于依赖人员的自觉管理，还存在许多繁琐不增值的管理维护环节，需要消耗较多人力物力资源、时间成本才能勉强维护，还存在各种潜在合规风险以及泄露风险。

将各个分公司的成果文件进行集团统一归档，进行归档文件抽查利用、三方系统对接利用，在总部设置质量中心对每个月完成的项目进行质量抽查和评分考核，并赋予相关权限如在线浏览、在线标注等，较好的实现了文件利用，并通过标准API接口集成了OA系统，提升了集团综合管理系统能力。

凭借电子文件平台的文件、记录、培训管理，在数字化转型道路上更进一步，通过技术手段降低质量体系运行过程中人工干预的程度，同时利用信息化手段将员工从低附加值的数据收集、汇总、整理、通知的活动中释放出来，在合规的基础上提升工作效率，全方位提高企业数字化、智能化程度。

统一平台集中存储，文档权限管理灵活，能控制查看、拷贝、打印、修改、下载等，还能根据不同的管理需要配置权限管理策略；在权限管理方面要实现三权分离的控制机制；文档分类与多维度的文档管理及共享查询，提高文档的可用性；提供更快捷的文档上传和同步方式，提高文档收集的效率。

建立全新的文档管理信息系统。一方面管理集团各地区分散的纸质、电子文件数据，实现移交、鉴定、利用的流程的无纸化；另一方面实现与PLM、PDM、SCM、OA系统的对接，建立在线归档的渠道与跨平台利用数据的渠道；最后建立面向所有用户的文档门户网站，作为工作入口及展现窗口。

从收集、整理、管理、利用等角度，本着规范与专业、降本与提效、安全与便捷的原则，充分发挥知识的价值，替代现有网盘管理模式，各业务过程中涉及的指引、规范、模板、方法工具、相关成果、经验案例、专家技巧、行业动态、技术趋势等知识进行全面梳理,保证知识全覆盖。

原有系统不能满足工作需求，功能不完善，没有报表和流程，工作效率低下，整理现有的电子文件及档案，分为：项目级、案卷级、文件级等三级的结构化数据，按照需求搭建一整套完整符合业务要求和工作要求的档案系统；根据客户给出的需要的报表格式，根据对应需求生成对应的报表数据。

自动采集文件存储 在文档库，一方面进行文件的自动整理、统一命名、统一文件格式，同时我们也基于平台开发了一个文档门户，包含一些市场行情、对应的技术文件、专利等；一方面对于我们研发和经营过程中的一些文件和数据，可以方便相关业务人员进行快速有效的查找，并共享相对应的资源。

通过自动采集助手，将分散在不同系统中的文件统一采集，统一命名，自动编码，统一标准化，建立文件标准库，进行统一授权，按需求分配，根据岗位自动分发，到期收回；并发送相关报表以信息给不同岗位，不同权限人员，实现无人化自动化文件采集管理分发系统。

在老师管理端建立不同系，不同年级，按老师要求的课件库，通过文档交互平台让学生实时获取所需课件，在线填写，实时汇总，对文件汇总信息，自动按时间周期发送给相关的老师以及系主任，实现从入学到毕业的全要素，全过程，全平台、全实时的文件交互管理。

建设人才库、案例库、成果库、资源库、数据库五个知识库。通过知识库，将工程过程中产生的知识进行更好地沉淀、呈现，帮助后续工程降低成本，提高效率，增加效益。以知识库的形式，分类呈现，帮助使用者更好地去使用沉淀的知识，提高质量，降低风险等。

实现归档文件的收集和整理，与现有办公系统接口，实现文件的自动归档；数据录入、查询检索、整理编目、档案编研、借阅管理、统计报表、鉴定销毁、数据转换、转储备份、系统接口等功能，可以适应目前的整理规则和编码方式，同时可以适应将来的变化。

打破数据孤岛，建立统一管理、统一编码、统一搜索、统一协作、统一利用的文档管理平台，使文件入库审批、借阅、分发、培训、作废文件的审批流程全部可定义，全过程管理，保障企业数据安全合规，同时不断沉淀和打造企业的ISO质量体系文件管理，变制造为智造。

启用文件管理系统，基于异地分布式存储架构，保证系统运行稳定，定时可用，单点故障不影响其他系统运行，实时部署跨地区之间文件文件同步，不同区域就近访问。实现了在业务管理过中文件共享，多人同步协作，提升了在线预览，下载，编辑能力，确保业务系统顺畅运行，提高工作效率。

采用文件管理中台+安全交换，部署了在线预览和编辑插件,实现数据不落地，修复了系统历史问题、与其他内部系统完成对接，提供通用开放接口；实现了邮件外发，覆盖邮件等形式数据外发场景、FTP数据外发功能，覆盖超大文件外发场景等功能，实现数据自动汇总，报表自动发送。

管理产品信息、生命周期、文档等功能，用于内外部不同用户之间产品制作、资料。主要分为内部、外部用户两大类,根据不同用户类型、角色对应系统不同使用权限。内部用户、销售人员作为使用系统现有账号体系，自动同步更新数据使用数据只用用户数和组织架构信息。

搭建统一的用户端文档资料采集平台，统一文档数据中心，文档系统与原有系统进行用户、文件、流程集成;文件定稿、文件模板、文件修改、文件报表、回收站等功能定制开发，PC客户端与WPS功能集成嵌套，阿里云对象存储与本地备份存储混合云部署。

使用文档管理平台作为公司的知识共享平台，集中存储统一管理各种设计方案、施工图纸、技术资料等文件，充分发挥历史项目的知识积累，避免在新项目中重复制造轮子。另外，依托电子文件中台的赋能，核心业务系统中的文件能力得到极大提升，方便用户在业务系统中访问和使用文件。

有关庞大的研发体系文件，文件涉及范围较广，需要对体系文件编码进行规整。打造统一的体系文件管理平台，结合DCC文档管理及SOP标准作业管理打通与其他业务系统的数据对接，建立统一数据池使非结构数据有序归档，逐步实现纸质文档电子化，提供有序的审批流程使作业流程化。

进行集群部署，确保服务能够稳定运行，进行数据库双机备份，使两个节点之间的数据相互备份。解决了海量文件的存储问题，满足了大量用户的使用需求，给大量文件资料打造了一个专属安全空间。确保大量的重要文件储存安全，逐步实现企业文档管理的规范化和电子化，提高了工作效率。

构建以文档为核心的存储、管控、共享、访问、知识检索与信息发布的电子文档管理系统，为北京冬奥会提供集文档管理、安全存储、标签审批、全文检索、文件标签，文档地图，OCR识别，文件权限集中管理为一体的解决方案，助力组委会快速有效地利用电子文件。

会议流程使用文档管理系统，会议资料使用平台推送，会议资料盘，会议结束资料自动清理，资料清理等流程可管控。实现电子文档高效、安全的管理，实现本行内部经验传承、知识共享。有效的提高了在开会时在公用的平板上实现开会需要的会议文档获取效率，离线会议文件安全使用。

基于知识库以及电子文件中间的文件AI处理技术打造千人千面的知识库，知识库平台与TOP（运营系统）系统集成在客户PDCA基础上展现方案、产品知识。同时根据客户行业、关键需求主动推送行业知识给跟进项目经理，移动端集成微信小程序、企业微信业务代表可随时进行知识获取。

通过单点登录的集成，组织目录结构的统一规范，文档门户和OA门户、档案系统的集成以及统一搜索在门户上的集成，项目实现了文档系统的全面升级和集成，同时也是把档案系统进行了进一步的应用的扩展，包括一些不同的档案类型重新进入到档案系统，形成了办公体系的全面集成。

项目过程管理能够在保证项目文件安全性的前提下，提高项目参与人员的办公效率，项目过程文档的操作记录都记录日志方便后期查询，更能够在完善的权限体系下实现不同用户的各种权限设置的要求和在流程管理模块的定义下实现项目过程文档发布的流程化和规范化。